À quoi sert le module Événements ?
Le module Événements vous aide à organiser vos événements de A à Z : créer un événement, recueillir les inscriptions, encaisser les billets et contrôler les entrées le jour J. Idéal pour une fête de fin d'année, un gala, une conférence ou un tournoi. Il est inclus dans toutes les offres et s'active dans Réglages → Modules (« Nous organisons des événements »).
Créer un événement
- Ouvrez Événements dans le menu et cliquez sur Créer un événement.
- Renseignez le titre, le début et la fin, le lieu et une description.
- Indiquez le Prix (€) par participant (0 € pour un événement gratuit) et, si besoin, le nombre de places maximum (vide = illimité).
- Choisissez les Modes de paiement acceptés : espèces, carte bancaire (HelloAsso/Stripe), virement, chèque.
- Laissez cochée la case Événement public pour l'afficher sur votre site ; décochée, il est réservé aux membres.
- Cliquez sur Créer : l'événement est publié aussitôt et ouvert aux inscriptions. Pour le préparer d'abord, cochez Enregistrer comme brouillon (invisible partout, aucune inscription possible) et cliquez plus tard sur Publier depuis sa fiche. La publication directe se désactive dans Réglages → Automatisations (« Publier les événements »).
Sur la fiche, Masquer du public retire temporairement l'événement du site et du portail membre, Repasser en brouillon annule la publication (impossible s'il a déjà des inscriptions), et Annuler annule l'événement : les participants sont informés.
Les inscriptions
- Vos adhérents s'inscrivent eux-mêmes depuis le portail membre (bouton S'inscrire), et peuvent y inscrire d'autres membres de leur famille.
- Depuis la fiche de l'événement, le bouton + Inscrire vous permet d'inscrire vous-même un participant.
- Pour un inscrit qui doit régler en ligne, le bouton Envoyer le lien de paiement lui adresse le lien par email (voir Connecter HelloAsso).
- Le bouton Envoyer un email de la fiche écrit directement à tous les inscrits (voir Communication).
Contrôler les entrées
À l'inscription (ou au paiement), chaque participant reçoit par email un code QR personnel, à présenter à l'entrée sur son téléphone ou imprimé.
- Sur la fiche de l'événement, cliquez sur Check-in.
- Saisissez ou collez le code du participant dans le champ Token QR.
- Cliquez sur Valider l'entrée. Un code invalide ou déjà utilisé est signalé, ce qui évite les doubles entrées.
Questions fréquentes
À quelle offre le module Événements est-il rattaché ?
Les événements et la billetterie sont inclus dans toutes les offres, Free comprise. Activez le module dans Réglages → Modules (« Nous organisons des événements »).
Puis-je organiser un événement gratuit ?
Oui : laissez le prix à 0 €. Chaque événement a un prix unique par participant et, si vous le souhaitez, un nombre de places maximum.
Comment sont encaissés les billets ?
Vous choisissez les modes de paiement acceptés pour chaque événement : espèces, carte bancaire (HelloAsso ou Stripe), virement ou chèque. Pour un inscrit, le bouton « Envoyer le lien de paiement » lui adresse un lien de paiement en ligne par email.
Comment contrôler les entrées ?
Chaque inscrit reçoit par email un code QR personnel. Le jour J, ouvrez la page Check-in de l'événement, saisissez ou collez le code, puis cliquez sur « Valider l'entrée ». Un code déjà utilisé ou inconnu est signalé.