Cours, activités, groupes : de quoi parle-t-on ?
Un cours (ou une activité) est tout ce que propose votre association et auquel un adhérent peut s'inscrire : un cours de langue, un atelier, un entraînement, un soutien scolaire… À l'intérieur d'un cours, vous définissez un ou plusieurs groupes.
Un groupe correspond à un créneau concret : des horaires, une salle, une capacité maximale. C'est dans un groupe que l'adhérent s'inscrit. Par exemple, le cours « Français » peut contenir les groupes « Samedi 10h » et « Samedi 14h ».
Créez votre saison : les inscriptions aux cours y sont rattachées. Voir le guide Les saisons.
Créer un cours et ses groupes
- Ouvrez le menu Éducation → Cours & Activités.
- Cliquez sur Nouveau cours, renseignez le Nom (et si besoin le tarif et la capacité), puis validez.
- La fenêtre Nouveau groupe s'ouvre aussitôt : sans groupe, personne ne peut s'inscrire au cours. Renseignez le Label, les Horaires, et si vous le souhaitez l'Enseignant, la Salle et la Capacité max.
- Pour ajouter d'autres créneaux, ouvrez le cours et cliquez sur Ajouter un groupe. Chaque groupe s'enregistre séparément.
Inscrire un adhérent
Deux chemins mènent au même résultat :
- depuis la fiche de l'adhérent, cliquez sur Inscrire à un cours, puis choisissez la Saison, le Cours et le Groupe ;
- depuis le cours (Éducation → Cours & Activités), cliquez sur Inscrire un adhérent sur la ligne du groupe : le groupe et la saison sont déjà renseignés.
L'adhérent apparaît alors dans l'effectif du groupe. Le raccourci Inscrire à un cours de l'accueil mène à la liste des cours.
La colonne « Inscrits / Capacité » vous montre tout de suite les groupes complets. Un groupe complet n'est pas bloquant : vous pouvez orienter la personne vers un autre créneau, ou l'inscrire quand même après confirmation.
Pour faire l'appel, déclarer les vacances et rédiger les bulletins, voir Présences et feuille d'appel. Vos adhérents peuvent aussi demander une inscription eux-mêmes : voir Formulaire d'adhésion et demandes.
Questions fréquentes
Quelle différence entre une activité et un cours ?
C'est le même principe : un cours (ou une activité) est ce à quoi vos adhérents s'inscrivent — un cours de soutien, un atelier, un entraînement. À l'intérieur, vous créez des groupes (créneaux horaires).
À quoi servent les groupes ?
Un groupe est un créneau précis d'un cours : des horaires, une salle, une capacité maximum. Par exemple le cours d'arabe peut avoir un groupe « Samedi 10h » et un groupe « Samedi 14h ». Les adhérents s'inscrivent dans un groupe.
Comment inscrire un adhérent à un cours ?
Depuis la fiche de l'adhérent, bouton « Inscrire à un cours » : vous choisissez la saison, le cours puis le groupe. Vous pouvez aussi partir du cours et cliquer sur « Inscrire un adhérent » sur la ligne du groupe. La saison active est proposée par défaut.
Faut-il une saison pour créer des inscriptions ?
Oui, au moins une saison doit exister. Si vous avez activé la règle « Adhésion obligatoire avant l'inscription à une activité » (Réglages → Automatisations), l'adhérent doit aussi avoir une adhésion, qui se crée sur la saison active.