Gestion des adhérents : familles, saisons et activités, sans quitter HelloAsso
Une saison, plusieurs activités, des familles avec parents et enfants : Liasso tient le fichier de vos adhérents à jour, importe les adhésions faites sur HelloAsso et suit ce que chaque famille doit encore régler.
Un fichier Excel par saison, un autre par activité, les adhésions HelloAsso à recopier à la main : la gestion des adhérents devient vite un travail de rapprochement. Liasso réunit les fiches, les familles, les adhésions par saison et les inscriptions aux activités au même endroit.
Ce qui complique la gestion des adhérents
Des fichiers qui se multiplient
Un tableur pour les adhésions, un pour chaque activité, un pour les paiements : aucun n'est jamais tout à fait à jour.
Les doublons
La même personne saisie deux fois, avec deux numéros différents : impossible de savoir lequel est le bon.
Les familles éclatées
Deux parents, trois enfants inscrits à des activités différentes : cinq lignes sans lien entre elles, et autant de paiements à rapprocher.
Ce que fait Liasso pour vos adhérents
Des fiches adultes et enfants
Chaque adhérent a sa fiche. Un adulte a au moins un moyen de contact ; un enfant n'a besoin que de sa date de naissance.
Des familles, pas des lignes isolées
Les adhérents d'un même foyer sont regroupés : une adresse commune, les adhésions, les inscriptions et les paiements de toute la famille sur une seule fiche.
Des adhésions par saison, avec l'historique
Chaque année d'activité est une saison. Vos adhérents restent enregistrés d'une saison à l'autre, et les saisons passées restent consultables.
Les inscriptions par activité
Inscrivez chaque membre à ses cours et à son groupe : la fiche famille montre toutes les inscriptions de la saison et ce qu'il reste à payer pour chacune.
Import et export CSV
Reprenez votre fichier existant en une fois grâce à l'import CSV, avec un aperçu des lignes à corriger. L'export CSV s'ouvre dans Excel.
Un formulaire d'adhésion en ligne
Les futurs adhérents font leur demande en ligne ; vous la validez, et la famille est créée sans ressaisie.
HelloAsso : gardez vos formulaires, Liasso importe les adhésions
Beaucoup d'associations ont déjà leur formulaire d'adhésion sur HelloAsso. Inutile d'en changer : reliez votre compte HelloAsso à Liasso et activez l'import.
- Chaque adhésion devient une demande : une commande HelloAsso arrive dans Liasso comme une demande d'adhésion pour la famille, en attente de votre validation.
- Au fil de l'eau : les nouvelles adhésions arrivent dès que HelloAsso les signale, et un rattrapage chaque nuit récupère celles qui auraient manqué. Les adhésions déjà faites s'importent en une fois.
- Une correspondance des champs : vous indiquez une fois où va chaque champ de votre formulaire et à quel tarif Liasso correspond chaque tarif HelloAsso ; elle s'applique ensuite aux demandes suivantes.
- Pas de doublon : une même commande n'est jamais importée deux fois, et la validation signale un téléphone déjà utilisé ou une famille du même nom.
- Validation automatique, si vous le souhaitez : désactivée par défaut, elle n'accepte une demande payée que si tout correspond ; sinon, la demande reste en attente avec la raison.
L'import va de HelloAsso vers Liasso : vos formulaires HelloAsso restent tels quels. Pour le détail des réglages, voir le guide Connecter HelloAsso.
Votre fichier d'adhérents, enfin à jour. La gestion des adhérents est incluse dès l'offre gratuite, jusqu'à 30 familles.
Créer mon espace gratuitCotisations et relances
Chaque adhésion et chaque inscription a son montant et son reste dû. Envoyez un lien de paiement depuis la fiche de la famille : le paiement en ligne HelloAsso est inclus dès Free, et l'encaissement direct par Stripe, en option à +2 €/mois dès Starter, permet de régler en 2 à 12 fois, prélevées automatiquement.
- Un lien de paiement resté sans réponse est relancé automatiquement 3 puis 6 jours après l'envoi.
- Un règlement annoncé par chèque, virement ou espèces et pas encore reçu suit le même rythme de relances.
- Le bouton « Facture famille » produit le récapitulatif des sommes dues en PDF, à envoyer tout de suite ou à programmer.
Le détail des encaissements est sur la page Cotisation en ligne, et les prix sur la page Tarifs.
RGPD et accès du bureau
Un fichier d'adhérents contient des données personnelles : il doit être accessible aux bonnes personnes, et seulement à elles.
- Deux rôles : l'Administrateur a accès à tout ; le Collaborateur n'accède qu'aux modules que vous lui cochez, par exemple les seuls adhérents pour un secrétaire.
- Un accès par personne : pas de mot de passe partagé, et un compte désactivé perd l'accès immédiatement.
- Données de santé encadrées : la date et l'origine du consentement sont enregistrées, et l'import HelloAsso écarte les champs qui ressemblent à des données de santé.
- Hébergement en Europe.
Pour vos obligations d'association, consultez notre checklist RGPD et données des adhérents, et notre guide de la gestion des membres d'une association pour remettre à plat votre fichier.
Questions fréquentes
Faut-il abandonner HelloAsso pour utiliser Liasso ?
Mes adhérents sont dans un fichier Excel : dois-je tout ressaisir ?
Quelle différence entre une famille et un adhérent ?
La gestion des adhérents est-elle incluse dans l'offre gratuite ?
Un bénévole peut-il gérer les adhérents sans voir la comptabilité ?
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