Le principe : suivre qui a payé quoi
Un paiement (ou encaissement) relie une somme reçue à un adhérent et à ce qu'il règle : une cotisation, des frais d'activité, un don. L'intérêt est de savoir en un coup d'œil, pour chaque famille et pour la saison en cours, ce qui est payé et ce qui reste dû.
Les paiements reçus sur place (espèces, chèque, virement…) se saisissent à la main. Pour un paiement en ligne, envoyez un lien avec le bouton Envoyer un lien de paiement de la fiche : il passe par HelloAsso (voir le guide dédié) ou par l'encaissement direct par Stripe, et le paiement s'enregistre tout seul.
Enregistrer un encaissement
- Ouvrez la fiche de la famille ou de l'adhérent concerné et cliquez sur Ajouter un paiement. Plus rapide : sur une adhésion qui a un reste dû, cliquez directement sur Encaisser, la fenêtre est préremplie.
- Choisissez le Type et l'adhésion ou l'inscription réglée.
- Indiquez la Méthode (espèces, chèque, virement, carte, chèque vacances ANCV), le Compte d'encaissement, le Montant et la Date de paiement. Pour un chèque, notez son numéro et la banque émettrice.
- Laissez cochée la case Envoyer le reçu de paiement par email pour confirmer le règlement au payeur, puis cliquez sur Enregistrer. Le reste à payer se met à jour automatiquement.
Si un règlement hors ligne (chèque, virement, espèces) était déjà annoncé et en attente, le bouton Encaisser ouvre ce règlement plutôt que d'en créer un second : aucun risque de compter le même paiement deux fois.
Pour un règlement échelonné sur place, enregistrez chaque versement au fur et à mesure. Liasso additionne les versements et affiche le solde restant. Tous les paiements se retrouvent ensuite dans Comptabilité → Paiements, d'où vous pouvez aussi envoyer ou renvoyer le reçu de paiement.
Générer un reçu fiscal
Pour les dons ouvrant droit à une réduction d'impôt, Liasso établit un reçu fiscal au format officiel (Cerfa n° 11580). Le reçu est annuel et par famille : il reprend les versements de l'exercice. Il s'agit du reçu des dons des particuliers (formulaire 2041-RD, Cerfa n° 11580*05). Les dons d'entreprises relèvent d'un autre formulaire (Cerfa n° 16216, mécénat), que Liasso ne génère pas.
- Une fois pour toutes, cochez Activer les reçus fiscaux (Cerfa 11580) dans Réglages → Localisation, et choisissez ce que contiennent les reçus (dons uniquement, recommandé ; cotisations ; ou les deux).
- Sur la fiche de la famille, ouvrez l'onglet Reçus fiscaux, choisissez l'Exercice fiscal et cliquez sur Générer le reçu.
- Vérifiez le Cerfa qui s'ouvre, corrigez si besoin, puis cliquez sur Générer le PDF officiel.
- Dans « Reçus générés », téléchargez le PDF ou envoyez-le par email.
Pour retrouver tous les reçus au même endroit, ouvrez Comptabilité → Reçus fiscaux (section Au quotidien) : choisissez une famille (ou Toutes les familles) et l'Exercice fiscal, puis, sur chaque reçu, utilisez les icônes Télécharger le PDF et Envoyer par email. L'écran fait partie du module Comptabilité.
L'éligibilité de votre association aux reçus fiscaux relève de sa responsabilité : en cas de doute, faites-la confirmer.
Pour suivre les sommes encore dues et relancer les familles, voir Paiements en retard et relances.
Questions fréquentes
Quels types de paiements puis-je enregistrer ?
Cotisations, frais d'activité, dons, billets d'événement ou autres, réglés en espèces, chèque, virement, carte ou chèque vacances (ANCV). Les paiements faits via un lien de paiement HelloAsso ou Stripe envoyé depuis Liasso arrivent, eux, automatiquement, comme les adhésions importées de vos formulaires HelloAsso. Les ventes de billetterie et les dons faits directement sur HelloAsso ne sont pas importés : enregistrez-les ici.
Un paiement peut-il être partiel ?
Oui. Vous pouvez enregistrer un acompte puis le solde plus tard : Liasso suit le montant dû, le montant payé et le reste à régler.
Comment générer un reçu fiscal ?
Activez d'abord les reçus dans Réglages → Localisation (case « Activer les reçus fiscaux (Cerfa 11580) »). Ensuite, sur la fiche de la famille, onglet « Reçus fiscaux », choisissez l'exercice et cliquez sur « Générer le reçu ». Tous les reçus se retrouvent dans Comptabilité → Reçus fiscaux. Le reçu fiscal est annuel et fait partie du module Comptabilité, inclus dans toutes les offres.
Le paiement en ligne est-il inclus ?
Oui : le paiement en ligne HelloAsso (carte comprise) est inclus dès Free — voir le guide « Connecter HelloAsso ». L'encaissement direct par Stripe est une option dès Starter. Les règlements sur place (espèces, chèque…) se saisissent avec « Ajouter un paiement ».